Légal
Veiller sur ses obligations réglementaires, une nécessité souvent complexe
August 24, 2022
Il y a, en France, un nombre d’exigences juridiques démesuré : Il y en aurait même plus de 400 000, avec environ 11 500 lois et leurs 320 000 articles sans oublier environ 130 000 décrets. Ils couvrent de nombreux sujets tels que l'environnement, la santé au travail, la sécurité au travail (Bellan Marie, Trop de lois en France. A qui la faute ?, Les Echos). Face à la publication de ces nouvelles normes juridiques, mettre en place un système de veille réglementaire est important afin d’assurer une conformité réglementaire dans l’industrie.
Cette publication abondante de nouveaux textes apporte son lot de difficultés pour les entreprises et industriels, mais reste néanmoins un excellent indicateur quant à l’engagement et le niveau d’exigence demandé au niveau français et européen en matière d’environnement et de santé et sécurité au travail.
Il est important pour toute activité de connaître les mises à jour réglementaires puisque aujourd’hui, au-delà des enjeux financiers, les exigences en matière de santé sécurité au travail et en environnement sont devenues des éléments clefs pour assurer à l’entreprise une performance optimale.
Les non-conformités d’une activité peuvent mener à des sanctions pénales et administratives telles que des amendes lourdes mais aussi à des interdictions d’exploiter pour les sanctions les plus importantes. Au-delà des sanctions prévues par le système judiciaire, en temps que professionnel vos non-conformités risquent de vous faire perdre en termes de performance mais également des clients.
A titre d’exemple, la norme ISO 14001, souvent demandée par les clients, exige d’avoir un système de veille réglementaire. Sans ce système en place, l’entreprise risque de perdre sa certification, et des parts de marché.
Les évolutions réglementaires sont nombreuses, et il est souvent difficile de comprendre ce qui s’applique à l’entreprise ou non, comment cela impacte l’activité et quand les changements sont à mettre en œuvre.
Dans le monde professionnel, on retrouve principalement deux sujets de conformité réglementaires:
La veille réglementaire s’applique de la même manière à ces deux sujets. Comme son nom laisse entendre, il s'agit d'un processus de veille, c’est-à-dire de surveillance et d’identification parmi les publications législatives et réglementaires des nouveaux textes qui vont effectivement intéresser l’entreprise. Cette veille réglementaire doit donc permettre de cibler les informations pertinentes pour aider à la mise en place de la conformité aux nouvelles exigences.
Toute entreprise de tout secteur d’activité confondu se doit de surveiller les évolutions réglementaires qui pourraient s’appliquer à elle. En d’autres mots : tout le monde est concerné par la veille !
Il existe tout de même des nuances sur le niveau de contrainte réglementaire en fonction des entreprises, de leur activité ou de leur taille. Les entreprises exerçant des activités industrielles ont la particularité d’être souvent plus contraintes que les autres tant l’impact d’un accident sur l'environnement ou les salariés d’une usine peut être important.
Pour avoir une veille réglementaire la plus complète possible certains aspects et éléments ne doivent pas être négligés : il est indispensable de connaître son usine. Le régime de l’ Installation Classée pour la Protection de l'Environnement (ICPE), les équipements, les installations présentes sur site sont autant d’informations nécessaires que celles relatives à la vie de l’entreprise : le nombre de salariés, si des salariés travaillent de nuit ou font du télétravail etc.
Se questionner sur ces éléments permettra de récolter les informations nécessaires pour cibler les textes qui vont s’appliquer à votre usine, et vous permettra de construire une base réglementaire sur laquelle vous appuyer lorsque vous ferez votre veille.
Tous les jours de nouveaux textes sont publiés au journal officiel sur le site de légifrance : lois, décrets, arrêtés etc. Ces textes parfois composés d’informations importantes pour l’utilisateur, contiennent aussi de nouvelles exigences. C’est pour cela qu’une routine doit être mise en place pour assurer qu’aucun texte ne passe à la trappe!
Se fixer un moment précis dans la semaine où la personne désignée se lance dans la veille réglementaire est une excellente mesure à prendre pour s’assurer que vous êtes au point sur les nouveautés réglementaires. Une fois les textes de veille identifiés, il reste une étape cruciale : transmettre l’information et la rendre compréhensible et accessible aux les acteurs concernés !
L’objectif derrière une veille réglementaire effective est surtout de réussir à mettre en place les actions nécessaires pour que votre entreprise soit conforme ! Une fois la veille faite, les textes et exigences ciblées, il faut être certain de ne pas perdre l’information, réussir à la prioriser et mettre en place les actions nécessaires pour s’y conformer.
Cela peut se traduire par la mise en place de plans d’actions, de suivi d’actions, de rappels ou de processus de gestion des urgences.
Pour la veille HSE en France, les sources classiques sont :
On y retrouve aussi le Journal Officiel publié chaque jour qui regroupe l’ensemble des modifications apportées au droit français. Voir par exemple le Journal officiel du 23 août 2022 sur le site de Légifrance.
On y retrouve notamment l’ensemble des textes législatifs de l’Union Européenne tels que les règlements européens, les directives européennes etc., qui sont tout aussi importants que les textes législatifs nationaux. Le Règlement européen n°1907/2006 relatif à la fabrication et à l’utilisation des substances chimiques dans l’Union Européenne, aussi appelé “REACH” est notamment disponible sur le site eur-lex : Règlement Européen REACH.
On peut ainsi y retrouver certains arrêtés préfectoraux spécifiques aux activités des sites industriels classés ICPE (Installations Classées pour la Protection de l'Environnement). Mieux connaître les risques du territoire
Des organisations sectorielles ou des cabinets de veille peuvent aussi apporter de l’information déjà triée, via des newsletters, ou des fiches juridiques. L’INRS propose sur son site internet, un large choix d’articles sur des sujets liés à la santé sécurité au travail, comme par exemple “Agir suite à un accident de travail”.
Néanmoins, les industriels doivent comprendre eux-mêmes une grande majorité de cette information réglementaire.
Ces différentes sources proposent malheureusement de l’information en langage “juridique”, pas à la portée du grand public. Il faut donc avoir à disposition soit des personnes, soit des outils, capables de comprendre et juger la conformité.
En PME ou ETI, un HSE expérimenté passe en moyenne une demi-journée par semaine à lire et comprendre la réglementation afin de garantir l’applicabilité ou la conformité du site, souvent grâce à l’aide de recherches sur internet ou de partage avec ses pairs.
Face à chaque exigence réglementaire, l’industriel doit pouvoir prouver son positionnement grâce à un document, une action ou même un investissement, sa conformité.
Les normes et standards viennent faciliter le processus de preuve de conformité de deux façon :
Dans la HSE appliquée à l’industrie, les sujets les plus régulièrement traités ont été cadrés par des normes internationales selon le standard ISO :
Ces normes ne sont bien évidemment pas obligatoires et ne dispensent pas d’avoir à prouver sa conformité face aux autorités ! Mais elles permettent tout de même aux industriels de mieux comprendre le cadre de ces thématiques, se positionner et de jouer un rôle en tant que gage de qualité auprès de clients, investisseurs, interlocuteurs locaux, etc.
Un industriel en France, c’est en moyenne 150 exigences réglementaires à suivre, comprendre, évaluer et auxquelles prouver sa conformité. Il doit avoir la possibilité de prouver lors d’un contrôle qu’il suit bien son référentiel réglementaire. Les certifications ISO demandent même d’avoir un système de veille en place, et exigent que l’industriel ait toujours 100% de sa veille évaluée.
Comme pour beaucoup de sujets, une majorité d'industriels utilisent des tableurs afin d’organiser et suivre leur conformité.
Avantages :
Inconvénients
Il existe aussi des outils digitaux souvent adossés à des cabinets de veille réglementaire ou des entreprises spécialisées.
Avantages :
Inconvénients :
Il va de soi qu’en fonction de sa taille et de son activité, l’entreprise investira plus ou moins dans ses outils de veille réglementaire.
La fin des années 80 a vu un essor considérable de la réglementation autour des enjeux sociaux dans le monde professionnel : bien être au travail, protection des salariés, etc. La pandémie de la CoVid 19 a augmenté les contraintes sur ces sujets avec la montée du télétravail et des mesures sanitaires.
A ça s’ajoute un autre événement majeur : le dérèglement climatique. Les gouvernements mettent les bouchées doubles afin d’endiguer les effets des entreprises sur ce phénomène de plusieurs manières :
Mais il ne faut pas baisser les bras ! Avec une bonne compréhension des attentes réglementaires, des aides et des solutions existantes, ces contraintes peuvent être transformées en de réelles opportunités pour se démarquer de ses concurrents, attirer les nouveaux talents plus soucieux de leur impact et de leur raison d’être et gagner plus d’intérêt des investisseurs !
Discutez avec nos experts pour découvrir ensemble comment le transposer à votre situation.
